Início rápido — 5 passos
O caminho mais curto para tirar valor do Prumo. Cada passo tem o detalhe completo nos capítulos seguintes.
Conceitos básicos
Entender cinco ideias faz o resto do sistema encaixar. Elas aparecem em quase toda tela do Prumo.
| Conceito | O que é |
|---|---|
| Empresa | Sua construtora. Cada empresa tem um banco de dados próprio e isolado, com backup cifrado. Os dados de uma empresa nunca se misturam com os de outra. |
| Obra | A unidade central. Toda informação — orçamento, compras, diário, medição, financeiro — se vincula a uma obra. É o que amarra o sistema. |
| Etapa | A obra é dividida em etapas (fundação, estrutura, acabamento…), cada uma com um peso físico-financeiro. Avanço e medição são calculados por etapa. |
| Papel | Cada usuário tem um papel (administrador, gerente, financeiro, técnico, estagiário) que define o que ele vê e pode fazer. |
| Módulo | As áreas do sistema (Obras, Financeiro, Compras…). Você troca de módulo pelo seletor no menu lateral. |
Primeiros passos
Em poucos minutos a empresa está no ar, com a equipe cadastrada e a primeira obra criada.
Entre no sistema
Acesse beta.prumoerp.com.br com seu e-mail e senha. No primeiro acesso, o sistema pede troca de senha e, se ativado, um código de verificação por e-mail (MFA).
Configure a empresa Admin
Em Configurações → Empresa, preencha razão social, CNPJ, endereço, dados bancários e logotipo. Esses dados alimentam automaticamente contratos, relatórios e boletins de medição.
Cadastre a equipe Admin
Em Usuários, convide cada pessoa e defina o papel. Você pode alterar papéis a qualquer momento. Veja a tabela de permissões no fim deste manual.
Cadastre clientes e fornecedores
Em Cadastros, registre os clientes e fornecedores com quem você trabalha — ou deixe a IA cadastrar fornecedores pela foto do cartão CNPJ.
Crie a primeira obra
Em Obras → Nova obra, informe nome, cliente, endereço e prazo. A obra ganha um ambiente completo com avanço, financeiro e diário num só lugar.
Se você recebeu um convite por e-mail, o primeiro acesso passa por uma tela de ativação: o nome da sua empresa e seu e-mail já vêm preenchidos, e você só define o nome e a senha.
Tela de ativação — defina sua senha e caia direto no sistema.
Ativação de conta e login, passo a passo.
Nascimento da obra
Antes de comprar ou medir, a obra é planejada em etapas com peso físico-financeiro. Esse esqueleto faz o avanço e a medição baterem com a realidade.
Cadastre a obra
Nome, cliente, endereço, prazo e responsável técnico. Se for obra pública, anexe empenho/contrato/OS: a IA lê os PDFs e extrai os dados do contrato para você revisar e salvar.
Monte o orçamento por etapas
Na aba Orçamento da obra, estruture em etapas e subetapas, cada uma com peso. Parta de um template por faixa (MCMV, classe média, alto padrão) com pesos calibrados por CUB/NBR e ajuste o que for diferente.
Detalhe composições e insumos
Em cada etapa, informe composições, insumos, quantitativos e BDI. É daqui que sai o custo da obra — e, depois, as requisições de compra.
Publique o cronograma físico-financeiro
Distribua as etapas no tempo. O sistema monta a curva de avanço previsto × realizado e a programação semanal, que vão alimentar a medição.
Aditivos quando o escopo muda
Precisou aumentar quantidade ou incluir item novo? Registre o aditivo por item; ele entra no orçamento e fica medível na medição, sem bagunçar o contrato original.
O ambiente da obra reúne avanço, prazo, financeiro e diário — tudo alimentado pelos passos acima.
Comprar e controlar o estoque
Da necessidade da obra ao material no canteiro — com histórico de preço e cada compra amarrada à etapa que a consumiu.
Gere a requisição a partir do orçamento
Na etapa do orçamento, o botão Gerar requisição explode a composição em insumos de material e monta a requisição já com quantidades — sem redigitar lista.
Cote com fornecedores
Abra a cotação, receba preços e compare. O sistema guarda o histórico e mede o SLA de resposta dos fornecedores.
Aprove e vire pedido de compra
A requisição passa por aprovação e vira pedido ao fornecedor, com prazo e condição de pagamento. O histórico mostra o preço das compras anteriores do mesmo insumo.
Cadastre o fornecedor pela foto do CNPJ IA
Fornecedor novo? Fotografe o cartão CNPJ: a IA lê e cadastra, completando com dados oficiais.
Dê entrada no recebimento
Quando o material chega, registre a entrada (multi-item de uma nota só, ou importando a NF-e). O estoque sobe, a conta a pagar é gerada e o custo entra na obra.
Estoque atualizado por insumo, conta a pagar lançada e o custo real amarrado à etapa — pronto para comparar com o orçamento no relatório Orçado × Realizado.
Registrar o dia no canteiro (RDO)
O registro do canteiro nasce onde a equipe já está: no Telegram. Você conta o dia em texto ou áudio, e a IA transforma isso num Relatório Diário de Obra pronto.
Fale com o bot da obra Telegram
Mande uma mensagem de voz ou um texto livre: "hoje 5 pedreiros e 3 serventes, concretamos as vigas baldrame, choveu à tarde".
A IA transcreve e organiza IA
Transcreve o áudio, entende equipe, serviços, clima e ocorrências e preenche cada campo do diário. Fotos enviadas entram anexadas.
O avanço da obra atualiza sozinho IA
A IA identifica a etapa citada e atualiza o percentual concluído — o cronograma reflete o canteiro sem você abrir planilha.
Revise e gere o RDO em PDF
No sistema, confira o que a IA montou, ajuste se preciso e gere o RDO em PDF, pronto para assinar e arquivar junto da obra.
Escreveu ou falou no Telegram → o RDO sai assim, em PDF. Tela real.
Medir e faturar
Com a obra estruturada e o avanço registrado, a medição fecha sozinha em cima do executado — sem planilha paralela.
Abra o boletim de medição
Na obra, Medição → Novo boletim e escolha o período. O sistema traz o percentual executado de cada etapa a partir do avanço registrado.
Ajuste retenção, glosa e aditivos
Aplique retenção contratual, glosas e itens de aditivo medível. O valor a faturar sai calculado item a item. Dá para comparar medições entre si.
Fature a medição
Fechado o boletim, gere o faturamento: cria a conta a receber, com o saldo a receber da obra reconciliado.
Receba e baixe
Quando o cliente paga, use Receber na medição. A baixa entra no financeiro e no caixa da obra — com extrato de recebíveis em PDF para o cliente.
Boletim assinável, faturamento emitido e recebimento conciliado — a mesma medição alimenta o físico e o financeiro da obra, sem retrabalho.
Gerar contratos
Modelos prontos, dados das partes preenchidos por você ou pela IA, e o PDF versionado guardado junto da obra.
Escolha o modelo
Em Contratos → Novo, escolha o modelo (prestação de serviço, compra e venda de terreno, estágio…). Os campos fixos da empresa já vêm preenchidos.
Jogue os documentos das partes IA
Anexe RG/CNH ou cartão CNPJ das partes: a IA extrai nome, CPF/CNPJ e endereço e preenche os placeholders.
Revise, gere o PDF e envie para assinatura
Confira o texto, gere o contrato em PDF versionado e coloque na fila de assinaturas para coletar as assinaturas das partes.
Obras
O coração do sistema. Aqui você cria e acompanha cada obra, do planejamento à entrega. Cada obra tem um ambiente próprio com abas para orçamento, medição, diário, vistorias, materiais, financeiro e mais.
Telas do módulo
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Obras | Lista de todas as obras, com filtros por situação, cliente e responsável. Ponto de partida para abrir ou criar uma obra. |
| Painel | Visão consolidada da carteira: valor em obras, avanço médio, prazos e o que precisa de atenção. |
| Saúde | Semáforo por obra cruzando prazo, custo e avanço — enxerga rápido quais obras estão no vermelho. |
| Calendário | Marcos, prazos e eventos das obras em vista de calendário. |
| Obras paradas | Lista as obras sem movimento recente, para cobrar retomada. |
| KPI de prazo | Indicador de aderência ao cronograma: quanto cada obra está adiantada ou atrasada. |
| Subempreiteiros | Contratos e medições de terceirizados, com retenção e conta a pagar automática. |
Dentro de uma obra
Ao abrir uma obra, você encontra abas para cada frente de trabalho:
- Resumo — avanço físico e financeiro, prazo, cliente e últimas entradas do diário.
- Orçamento / Etapas — a estrutura da obra em etapas com composições, insumos e BDI.
- Quantitativo — levantamento de quantidades por item.
- Cronograma físico-financeiro — previsto × realizado e programação semanal.
- Medições — boletins de medição, faturamento e recebimento.
- Diário (RDO) — registros diários do canteiro, inclusive os que chegam pelo Telegram.
- Vistorias — checklists com fotos e resolução de pendências.
- Materiais / Compras — requisições, pedidos e entradas ligados à obra.
- Financeiro da obra — contas a pagar e receber daquela obra e sua rentabilidade.
- Memorial descritivo — geração do memorial (inclusive padrão MCMV).
- Anexos — documentos, projetos e fotos organizados em pastas.
- Dados de contrato público — empenho, contrato e OS extraídos por IA de PDFs anexados.
Lista de obras — filtre por status, cliente, tipo ou cidade.
Cadastro de obra — identificação e localização, com endereço automático a partir do CEP.
Lista, cadastro e detalhe de uma obra.
Projetos
Acompanha o lado de projeto e legalização — antes e em paralelo à execução física da obra.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Visão geral | Panorama dos projetos em andamento e seus status. |
| Projetos | Lista de projetos, com disciplinas, revisões, modificações e linha do tempo. |
| A iniciar | Projetos aprovados que ainda não começaram — fila de arranque. |
| Processos da prefeitura | Acompanha protocolos e processos junto à prefeitura, com prazos e situação. |
Comercial
Do primeiro contato à proposta assinada. Gerencie o funil de vendas, oportunidades e orçamentos comerciais.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Visão geral | Indicadores comerciais: pipeline, conversão e propostas em aberto. |
| Funil de vendas | Quadro de estágios do negócio, do lead ao fechamento, arrastando cada oportunidade. |
| Agenda | Compromissos e visitas comerciais. |
| Oportunidades | Cada negócio em andamento, com valor, probabilidade e próximo passo. |
| Follow-up | Lista de retornos pendentes — quem cobrar hoje. |
| Orçamentos | Orçamentos comerciais para o cliente, com itens e valores. |
| Orçamento Express | Montagem rápida de um orçamento para resposta ágil. |
| Propostas | Propostas formais geradas a partir do orçamento, prontas para envio. |
| Ficha cadastral | Ficha de qualificação do cliente com os dados necessários para análise. |
Financeiro
Contas a pagar e a receber conciliadas com a obra e com o banco. Aqui está o dinheiro entrando e saindo, com projeção de caixa, DRE e análises — e a IA tirando a digitação de nota do seu caminho.
Contas
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| A pagar | Lançamentos, parcelamento, vencimento e baixa — sempre vinculados à obra e à etapa. Ao editar uma parcela, as irmãs em aberto se reequilibram para fechar o total. Juros e multa aplicados na baixa. Dá para parcelar qualquer despesa — inclusive as que vieram de um pedido de compra — e reparcelar uma única parcela (ex.: transformar a parte de um acordo em 12×, que vira um plano próprio sem bagunçar o resto). O botão Usar vencimento preenche a data da baixa com o vencimento cadastrado. |
| A receber | Recebíveis da obra, faturamento e baixa de recebimento, com saldo reconciliado. |
| Inadimplência | Recebíveis vencidos e em atraso, para cobrança. |
| Recorrências | Contas que se repetem (aluguel, mensalidades) lançadas automaticamente. |
| Agenda | Calendário financeiro com o que vence e o que entra em cada dia. |
Caixa e bancos
| Fluxo de caixa | Entradas e saídas realizadas, saldo por conta e por período. |
| Previsão | Projeção de caixa em 30/60/90 dias para decidir o ritmo da obra. |
| Bancos | Cadastro das contas bancárias e seus saldos. |
| Extratos | Extrato por conta e conciliação bancária, casando lançamento com o banco sem duplicar. A conciliação automática mostra uma prévia antes de aplicar; cada lançamento pendente sugere o pagamento/recebimento certo na própria linha (concilia com um clique), com seleção múltipla para agir em lote e filtro por período. |
| Cartões | Faturas de cartão, natureza de despesa e conciliação sem duplicar lançamento. |
Análises e fiscal
| DRE | Demonstrativo de resultado, com receitas, custos, impostos e margem. Visão em matriz mês a mês (Jan…Dez) com grupos expansíveis e margem, exportável em PDF e Excel. |
| Despesas / Receitas | Extratos analíticos de saídas e entradas por categoria e período. |
| Fornecedores | Quanto foi gasto com cada fornecedor. |
| Heatmap | Mapa de calor das despesas — onde o dinheiro está indo. |
| Impostos a recuperar | Impostos retidos passíveis de recuperação. |
| Certidões da empresa | Controle de certidões e sua validade, com alerta de vencimento. |
Ferramentas
| Importar Vobi | Traz lançamentos de uma planilha/base Vobi para dentro do financeiro. |
| Assistente IA IA | Pergunte em linguagem natural sobre o financeiro ("quanto tenho a receber da obra X") e receba a resposta com os números. |
Visão geral — o que está vencido, o que vence essa semana e o total a receber.
Contas a Pagar — filtros por vencimento, fornecedor, obra e centro de custo.
Contas a Receber — mesma lógica, com extrato do cliente por obra.
Fluxo de Caixa — saldo acumulado por mês ou por dia.
Visão geral, contas a pagar/receber e fluxo de caixa.
Compras
Do pedido ao recebimento, com histórico de preços e cada compra ligada à obra que a consumiu.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Visão geral | Painel de compras: requisições abertas, pedidos em andamento e pendências. |
| Alertas | O que precisa de ação: cotação parada, pedido atrasado, requisição sem resposta. |
| Requisições | Pedidos de material da obra — criados na mão ou gerados a partir do orçamento por etapa. |
| Cotações | Cotações abertas com fornecedores; compare preços e escolha. |
| Pedidos | Pedidos de compra emitidos, com prazo, condição e recebimento. Já dá para definir a forma de pagamento e o parcelamento no próprio pedido: ao confirmar, a despesa nasce no financeiro já parcelada, uma por mês — sem retrabalho. |
| Desempenho | Ranking de fornecedores por preço, prazo e cumprimento. |
| Template de pingadeira | Modelo pronto para pedidos recorrentes de pingadeira. |
| Importar NF-e / cupom IA | Importe a nota fiscal eletrônica ou o cupom: a IA lê e transforma em entrada de material + conta a pagar. |
Requisições — o status evolui de rascunho até pedido criado.
Detalhe da requisição — cotar, adjudicar por item ou virar pedido direto.
Requisição, cotação/adjudicação e biblioteca de insumos.
Estoque
Controle de entradas, saídas e saldo por insumo, integrado às compras e às obras.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Painel | Saldo geral, itens em falta e movimentação recente. |
| Alertas | Itens abaixo do mínimo e divergências de saldo. |
| Movimentações | Entradas e saídas de material, com origem e destino. |
| Transferências | Movimento de material entre locais/obras. |
| Locais | Cadastro de almoxarifados e locais de estoque. |
Biblioteca
A base de custos e as ferramentas de projeto que alimentam orçamentos e composições.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Insumos | Cadastro de insumos com preço de referência. Permite mesclar duplicados (as ligações são repostas) e padronizar nomes. |
| Composições | Composições de serviço (mão de obra + insumos) reaproveitadas nos orçamentos, incluindo composições próprias. |
| Calculadora de forro | Dimensiona forro e materiais a partir das medidas. |
| Taxas de obra | Calcula taxas e custos indiretos da obra. |
| Leitor de pranchas IA | A IA lê a prancha/planta e ajuda a levantar quantitativos e montar o orçamento. |
Biblioteca de Insumos — a base de preços por trás de orçamentos e requisições.
Recursos Humanos
Equipe, alocação em obras, ponto, folha e segurança do trabalho.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Visão geral | Panorama da equipe e sua distribuição. |
| Ocupação | Quem está alocado em quê, e a capacidade disponível. |
| Alocações | Vincula funcionários às obras por período. |
| Aniversariantes | Aniversários da equipe do mês. |
| Ponto | Registro e acompanhamento de ponto. |
| Folha | Fechamento de folha por período, com a obra vinculada. |
| EPIs | Entrega e controle de EPIs por funcionário. |
| Tipos de EPI | Cadastro dos tipos de equipamento de proteção. |
Patrimônio
Cadastro dos bens da empresa, sua alocação nas obras e a manutenção.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Todos os ativos | Lista de bens com valor, depreciação e situação. |
| Alocação em obras | Qual equipamento está em qual obra. |
| Agenda de manutenção | Manutenções programadas dos ativos. |
Contratos
Modelos prontos, geração automática e fila de assinatura.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Todos os contratos | Lista de contratos gerados, versionados e guardados junto da obra/cliente. |
| Fila | Contratos aguardando assinatura, em ordem de tramitação. |
| Templates | Modelos de contrato (serviço, terreno, estágio…) com placeholders e timbre. |
| Importar IA | Importe um contrato existente; a IA ajuda a extrair partes e dados. |
Relatórios e BI
Dezenas de relatórios em PDF e Excel, mais um painel de Business Intelligence — de medição a rentabilidade.
| Relatório | O que mostra |
|---|---|
| Exportar dados | Exportação de listas e tabelas do sistema em Excel/CSV. |
| Business Intelligence | Painel de indicadores da empresa, cruzando obras e financeiro. |
| Referências do BI | Parâmetros e metas que alimentam o BI. |
| Atrasos | Obras atrasadas em relação ao cronograma. |
| Rentabilidade de obras | Margem por obra: receita, custo e resultado. |
| Orçado × realizado | Comparação entre o orçamento e o custo real, por etapa. |
| Cronograma | Consolidação dos cronogramas das obras. |
| Faturamento | Faturamento por período e por obra. |
| Rentabilidade de clientes | Resultado por cliente. |
| Receita duplicada | Detecta possíveis lançamentos de receita em duplicidade. |
| Produtividade | Produtividade dos funcionários. |
| Insumos consumidos | Insumos mais consumidos no período. |
| Insumos por obra | Consumo de insumos por obra. |
| SLA de cotações | Tempo de resposta dos fornecedores nas cotações. |
Cadastros
As bases de pessoas que o sistema inteiro usa.
| Tela | O que você faz |
|---|---|
| Clientes | Cadastro de clientes com dados, endereço e contatos — vinculados a obras, contratos e recebíveis. |
| Fornecedores | Cadastro de fornecedores (manual ou pela foto do CNPJ, via IA), usado em compras e no financeiro. |
| Funcionários | Cadastro da equipe, base para RH, alocação e diário. |
Inteligência artificial
A IA do Prumo não é um chatbot colado num sistema velho — ela nasceu para fazer o trabalho repetitivo da obra. Veja onde ela aparece e o que faz por você:
| Onde | O que a IA faz |
|---|---|
| Diário de obra | Transcreve áudio/texto do Telegram, extrai equipe, serviços, clima e ocorrências, e atualiza o avanço da etapa. |
| Notas fiscais | Lê a NF-e/cupom e sugere a entrada de material e o lançamento no financeiro, com fornecedor reconhecido. |
| Cartão CNPJ | Cadastra o fornecedor a partir de uma foto, completando com dados oficiais. |
| Pranchas e projetos | Interpreta plantas para ajudar no levantamento de quantitativos e no orçamento. |
| Contrato público | Lê empenho, contrato e OS em PDF e extrai os dados do contrato da obra. |
| Documentos de contrato | Extrai nome, CPF/CNPJ e endereço das partes para preencher o contrato. |
| Memorial descritivo | Ajuda a gerar o memorial descritivo (inclusive padrão MCMV). |
| Assistente interno | Peça em linguagem natural: "crie a requisição da etapa de fundação", "qual o saldo a receber da obra X". |
| Meus Agentes | Agentes que vigiam custo, prazo e documentos, além de redação e atas. |
A IA adianta o preenchimento, mas nada é salvo sem a sua revisão. Você confere e confirma — a decisão é sempre sua.
Telegram
A operação no bolso da equipe. Bots levam consulta e registro para onde as pessoas já estão, sem abrir o computador.
- Diário de obra — a equipe manda voz/texto/foto e o RDO se monta sozinho.
- Consultas — obras, projetos, financeiro, compras e fichas direto no chat.
- Configurar (1ª vez, só Admin) — dois passos, nesta ordem:
- Conectar os bots: em Configurações → Integração Telegram, crie um bot no @BotFather (mande
/newbote siga os passos), copie o token e cole no bot correspondente — Obras, Financeiro ou Compras — e clique em Conectar. O webhook é configurado sozinho; o selo muda para “Webhook ativo”. - Liberar os funcionários: em Configurações → Telegram (Diário de Obra), vincule os usuários e defina quem pode o quê.
- Conectar os bots: em Configurações → Integração Telegram, crie um bot no @BotFather (mande
Painéis e assistente
Atalhos globais no topo do menu, disponíveis de qualquer módulo.
| Atalho | Para que serve |
|---|---|
| Dashboard | Visão geral da empresa: obras ativas, financeiro, equipe e o que precisa de atenção hoje. |
| Visão Executiva | Painel para a direção, com os indicadores mais altos do negócio. |
| Chat / Assistente IA | Converse com o sistema em linguagem natural para consultar e executar tarefas. |
| Meus Agentes IA | Agentes de IA (custo, prazo, documentos, redação, atas) que trabalham por você. |
| Alertas | Central do que precisa de ação em todos os módulos. |
| Aprovações | Fila de itens que dependem do seu aval (requisições, pedidos…). Admin/Gerente |
| Assinaturas | Fila de assinatura de documentos e contratos. |
| Busca global (⌘K) | Ache qualquer obra, cliente, conta ou tela digitando. |
O que o Dashboard mostra assim que você entra.
Configurações
Onde o administrador ajusta a empresa, o financeiro, as obras e a administração do sistema.
| Tela | O que você configura |
|---|---|
| Empresa | Razão social, CNPJ, endereço, dados bancários e logo — usados em contratos e relatórios. |
| Minha conta | Seus dados, senha e verificação em duas etapas (MFA). |
| Categorias | Categorias financeiras de receita e despesa. |
| Centros de custo | Centros de custo para classificar lançamentos. |
| Reconciliação | Regras e ajustes para a conciliação bancária. |
| Templates de etapas | Modelos de etapas por faixa de obra, reaproveitados no orçamento. |
| Calibração | Ajuste fino dos pesos e parâmetros das etapas. |
| Usuários | Convidar pessoas, definir papéis e acesso por obra. Admin |
| Auditoria | Histórico de quem fez o quê no sistema. Admin |
| Integração Telegram | Conecta os bots da empresa (Obras, Financeiro, Compras) colando o token do @BotFather. Admin |
| Telegram | Vincula usuários aos bots do Telegram e define quem pode o quê. Admin |
Papéis e permissões
Cada usuário tem um papel que define o que enxerga e pode fazer. Comece simples e refine conforme a equipe cresce.
| Papel | Acesso típico |
|---|---|
| Administrador | Acesso total, incluindo usuários, auditoria, configurações e todos os módulos. |
| Gerente | Gestão de obras, financeiro, compras e relatórios; aprova requisições e pedidos. |
| Financeiro | Contas a pagar/receber, caixa, cartões, DRE, contratos e cadastros. |
| Comercial | Funil, oportunidades, orçamentos e propostas. Não vê cadastros internos nem financeiro. |
| Técnico | Obras às quais está vinculado: orçamento, diário, medição e vistorias. |
| Estagiário | Acesso restrito às obras vinculadas, para apoio operacional. |
Técnicos e estagiários enxergam apenas as obras às quais estão vinculados — o restante fica invisível para eles. É mais simples liberar acesso depois do que descobrir que alguém viu o que não devia.