Financeiro

#Contas a pagar

Registre despesas e compromissos, com fornecedor, categoria, obra, vencimento e valor. As contas podem ser parceladas e baixadas quando pagas. Uma conta que já recebeu uma entrada (pagamento parcial) também pode ser parcelada: o valor já pago vira a parcela 1, já quitada, e só o saldo restante é dividido nas demais parcelas.

#Contas a receber

Registre o que a empresa tem a receber (por cliente e obra), acompanhe vencimentos e baixe os recebimentos. O saldo a receber considera o que já foi faturado e recebido. Como nas contas a pagar, uma conta que já recebeu um sinal pode ser parcelada depois: o valor já recebido vira a parcela 1, quitada, e só o saldo é dividido nas demais.

Mexer em várias de uma vez

Na lista de contas a receber — inclusive na aba Financeiro > Receitas de dentro da obra — cada linha tem uma caixinha de seleção. Marcando várias (ou usando a caixinha do cabeçalho, que marca todas as linhas visíveis no filtro), aparece uma barra com Receber (dá baixa do saldo restante de todas, informando data e banco) e Apagar. Apagar em lote só remove contas abertas ou vencidas sem recebimento, sem faturamento de medição e não conciliadas com extrato; as demais são ignoradas e o sistema diz quantas.

Apagar a conta inteira (parcelada)

Na tela de uma parcela, o bloco Ações no fim da página separa o que age só na parcela aberta (Cancelar e Excluir esta parcela) do que age na conta toda (Excluir conta inteira, que apaga todas as parcelas do parcelamento de uma vez). Parcelas já recebidas, faturadas por medição ou conciliadas com o extrato são mantidas — se sobrar uma só, ela deixa de ser parcela e volta a ser uma conta comum.

#Cancelou uma conta por engano: reativar

Na tela da conta cancelada (a pagar ou a receber) há o botão Reativar Conta, no bloco "Ações" lá embaixo. Ela volta para ABERTA — ou VENCIDA, se o vencimento já passou — mantendo valor, parcela, obra, cliente/fornecedor e anexos. Se a conta é parcela de um parcelamento, continua sendo a mesma parcela do mesmo grupo. A reativação fica registrada na auditoria.

#Bancos e conciliação

Concilie os lançamentos com o extrato, conferindo o que entrou e saiu de cada conta. Para cadastrar contas bancárias e caixa, veja o artigo "Financeiro: visão geral, bancos, cheques e empréstimos".

O extrato entra em CSV, XLSX, OFX ou PDF com texto selecionável — sempre prefira o OFX, que é o arquivo que o banco gera para contabilidade e não tem ambiguidade. As linhas de saldo que o banco intercala entre os lançamentos ("Saldo Anterior", "Saldo do dia") são descartadas na importação; só entra movimento de verdade. O mesmo arquivo não é aceito duas vezes.

Importar não mexe no saldo. A importação só coloca as linhas do extrato na fila de conciliação. O saldo da conta muda quando você cria a despesa ou a receita que faltava.

Linha que o sistema não conseguiu ler. Ao terminar a importação, além do total importado aparece um aviso com quantas linhas pareciam movimento e não puderam ser lidas (layout fora do padrão, data ilegível). Elas NÃO entraram — confira essas no extrato e lance à mão, ou exporte o arquivo em OFX. Linha de saldo não conta nesse aviso: ela é descartada de propósito.

Quando o pagamento está em outro banco (ou sem banco nenhum)

Ao conciliar, a lista de sugestões também mostra pagamentos e recebimentos que estão em outra conta bancária ou sem banco informado. Eles vêm com um aviso, e conciliar um deles faz o lançamento passar a pertencer à conta do extrato — ou seja, muda o saldo das duas contas. Por isso o sistema pede confirmação antes.

A conciliação automática nunca faz isso sozinha: ela só casa lançamento que já está na mesma conta. Trocar a conta de um pagamento é sempre decisão sua, e fica registrada na auditoria.

Uma linha do extrato que pagou várias despesas

Quando um único PIX ou transferência pagou várias notas (por exemplo, um pagamento ao fornecedor que quita vários pedidos), abra Sugestões na linha do extrato e clique em Pagou várias despesas. Busque pelo fornecedor, marque as despesas e o sistema mostra quanto falta ou sobra. O botão só libera quando a soma bate com o valor da linha.

• Despesas em aberto recebem a baixa pelo saldo inteiro, na data e no banco do extrato.
• Despesas já pagas (por exemplo, baixadas pela fila de comprovantes) só são vinculadas.
• Se a diferença for juros ou multa, dê a baixa da conta vencida pela tela da conta,

informando os encargos, e depois selecione esse pagamento aqui.

• Para desfazer, use Desfazer na linha: as baixas lançadas por esta conciliação são

apagadas e as despesas que já estavam pagas continuam pagas.

Uma despesa só pode estar em uma linha do extrato. Enquanto estiver conciliada, ela não pode ser excluída nem estornada — desconcilie antes.

#Fila de comprovantes (Financeiro → Comprovantes)

Os comprovantes de pagamento entram na tela Financeiro → Comprovantes pelo botão "Enviar comprovantes": selecione um ou vários arquivos (PDF ou foto) de uma vez.

A IA lê cada comprovante (valor, data, favorecido, CNPJ, banco de origem) e mostra a conta a pagar mais provável, com o motivo do casamento — "valor exato", "CNPJ/CPF do favorecido", "vencimento no dia". Nada é dado como pago sozinho: você escolhe a conta, confere o banco e o valor e clica em "Confirmar e dar baixa". Aí sim a conta é baixada e o comprovante fica anexado nela.

Outras saídas da mesma tela:

• Somente anexar — quando a conta já foi baixada na mão e o comprovante só precisa

ficar guardado. Se você tentar dar baixa numa conta que já tem um pagamento de mesmo valor e mesma data, o sistema recusa e sugere esta opção, para não pagar duas vezes. Se for mesmo outra transferência (dois PIX iguais no mesmo dia, por exemplo), aparece o botão "É outra transferência — registrar assim mesmo".

• Ignorar — comprovante que não é despesa da empresa.
• Ler de novo — quando a leitura falhou (a mensagem do erro aparece na linha).

O mesmo comprovante enviado duas vezes (ou salvo duas vezes na pasta) vira um item só: o sistema reconhece o arquivo pelo conteúdo. Se a IA não achar nenhuma conta parecida, o item fica como "Sem conta" e você pode buscar a conta pelo nome, fornecedor ou número.

#Lançar pelo Telegram (foto, PDF ou vários comprovantes)

O bot financeiro aceita texto, áudio, foto e PDF de nota, boleto ou comprovante. É possível enviar vários comprovantes de uma vez, com uma legenda dizendo a obra e o que é (por exemplo: "Obra Residencial Vista, entrada do terreno"). O bot mostra um resumo antes de gravar: responda "sim" para lançar, "não" para cancelar, ou "juntar" quando os comprovantes forem da mesma despesa — nesse caso os valores são somados em um lançamento só e todos os arquivos ficam anexados à conta.

Entrada e sinal: se a legenda informar o valor total da compra e o comprovante for só de uma entrada (por exemplo, "entrada de 20%, valor total do terreno 120 mil"), a conta é criada pelo total e a entrada entra como pagamento parcial, com os comprovantes anexados — a conta fica com o saldo restante em aberto. A entrada pode ser corrigida na confirmação com "editar entrada: 25000".

#Categorias e indicadores

As categorias financeiras organizam entradas e saídas. O painel financeiro mostra projeções (por exemplo, para os próximos 30, 60 e 90 dias) e indicadores por obra.

#Quem vê o quê na aba Financeiro da obra

A aba mostra Resumo, Receitas, Despesas e Propostas — mas nem todo perfil vê tudo.

Quem não tem permissão para ver valor de obra (Compras e Técnico) enxerga apenas as Despesas: as abas de Resumo, Receitas e Propostas não aparecem, e os valores de receita, faturamento e saldo nem são enviados para o navegador. Administrador, Gerente, Financeiro e Comercial continuam vendo a aba completa.

#Abrir a nota de uma despesa da obra

Na aba Despesas, a linha que tem anexo mostra um clipe ao lado da descrição. Clicando nele abre a lista de arquivos daquela despesa, com a opção de abrir cada um — sem sair da obra.

Isso funciona para quem tem o módulo Financeiro liberado, mesmo sem ser do perfil Financeiro: é leitura da nota daquela obra, não acesso ao financeiro da empresa. Anexos de contas que não pertencem a nenhuma obra (despesas da empresa, comprovantes de transferência) seguem restritos a Administrador, Gerente e Financeiro.

Quem é Administrador, Gerente ou Financeiro continua com o número da despesa clicável, levando à tela completa da conta a pagar.

Quando o comprovante cita o número da nota

Se o papel traz o número da nota fiscal ou do pedido (por exemplo "NF 548529" ou "OC00475") e esse número aparece na descrição de uma conta em aberto, ela vem no topo da lista com o motivo "número do documento". É o caso em que a sugestão acerta mesmo quando o valor não bate — nota parcelada em 3, por exemplo, em que o papel mostra o total.

Compra parcelada na maquininha

Cupom de cartão traz o total da compra e o número de parcelas ("R$ 22.412,50 em 3x de R$ 7.470,83"), enquanto o ERP tem uma conta para cada parcela. A fila entende isso: além do total, ela procura contas com o valor de UMA parcela e destaca quando a contagem confere ("parcela 2/3"). Antes, esse comprovante caía em "sem conta", porque o valor do papel não existia em conta nenhuma.

Um comprovante que paga várias contas

Quando o valor do comprovante é exatamente a soma de várias contas em aberto (o PIX único que quita quatro pessoas, ou a fatura rateada entre obras), a tela mostra o grupo pronto: "este comprovante parece pagar várias contas". Confirmando o grupo, cada conta é quitada pelo próprio saldo e o comprovante fica anexado em todas — de uma vez.

Quando o comprovante paga MAIS do que está lançado — um recibo que cobre vinte pedidos e o sistema só tem cinco deles —, a tela mostra o grupo com o aviso "faltam R$ X sem lançamento". Confirmando, as contas que existem são quitadas pelos seus saldos e a diferença não vira lançamento nenhum. O contrário nunca é aceito: uma seleção que soma MAIS que o comprovante é recusada, porque quitaria mais do que o papel prova.

O grupo exato só aparece quando fecha exatamente. Se você montar uma seleção que não soma o valor do comprovante, o sistema recusa em vez de dividir o dinheiro por conta própria.

#Importar fatura de cartão num mês que já tem conta paga

Importar a fatura (Financeiro → Cartões → Importar) normalmente SUBSTITUI a fatura do mês. Quando o mês já tem pagamento lançado ou item com conta paga, a substituição é recusada, porque apagaria o que foi pago.

Nesse caso marque "Adicionar ao mês já lançado". O sistema mostra antes o que vai entrar e o que já estava no mês, e só grava depois de você confirmar. Os itens que já estão na fatura, pagos ou não, ficam intactos; entram só as linhas novas, como pendentes, e o total da fatura é recalculado.

Uma linha do arquivo é considerada "já lançada" pelo valor, não pela descrição: o lançamento manual costuma ter outro nome. Sem parcela, o valor tem de bater ao centavo; parcela k/n tolera até n centavos de arredondamento, e parcelas de número diferente nunca casam. Se a prévia juntar duas coisas que não são a mesma, importe e ajuste o item na tela.

#Conciliar item da fatura com uma despesa de outro mês

Na fatura (Financeiro → Cartões), o botão de conciliar de um item abre duas abas. Sugestões traz as contas que o sistema acha parecidas — valor até 10% diferente e data até 30 dias do item — mais despesas semelhantes já pagas e, se nada casar, a sugestão da IA.

Quando a despesa foi lançada em outro mês ou ano (parcela atrasada, compra antiga), use Buscar despesa: procure por descrição, fornecedor ou valor (ex.: 270,13), escolha o ano e o mês — ou "Todos os anos" — e filtre por Pendentes, Pagas ou Todas. Contas já conciliadas com outro item e contas canceladas não aparecem.

A busca mostra também contas com valor diferente, mas elas ficam apagadas e sem o botão Conciliar: o item só pode ser ligado a uma conta cujo saldo fique até 10% do valor do item. Para dividir um item entre várias contas, use o rateio.

#Inadimplência, recorrências, agenda, fluxo de caixa e previsão

Veja o artigo "Financeiro: inadimplência, recorrências, agenda e fluxo de caixa".

#Visão geral, painel operacional, bancos, cheques em trânsito e empréstimos

Veja o artigo "Financeiro: visão geral, bancos, cheques e empréstimos".

#DRE, extratos, fornecedores e heatmap

Veja o artigo "Financeiro: análises (DRE, despesas, receitas, fornecedores e heatmap)".

#Impostos a recuperar, certidões e Assistente IA

Veja o artigo "Financeiro: impostos a recuperar, certidões e assistente IA".