Retenção contratual: como controlar a caução e não esquecer de receber
Retenção contratual é o percentual que o contratante segura de cada medição como garantia de que a obra será concluída e corrigida — a chamada caução. O dinheiro é seu, mas fica parado na mão do cliente até as condições de devolução do contrato serem cumpridas.
O problema não é a retenção existir. É ela sumir do controle: cada medição desconta um pouco, ninguém soma, e quando a obra termina ninguém lembra de cobrar. Em contrato com margem apertada, a caução pode ser o lucro inteiro da obra.
Os dois lados da retenção
- O cliente retém de você. É dinheiro a receber no futuro, com data que depende do fim da obra.
- Você retém do subempreiteiro. É dinheiro que você deve devolver, e que não pode gastar como se fosse seu.
Os dois precisam do mesmo controle, só com o sinal trocado. Este texto fala mais do primeiro caso, que é onde a construtora perde dinheiro por esquecimento.
Exemplo: quanto fica retido
Contrato de R$ 400.000, retenção de 5% sobre cada medição (valores de exemplo):
| Medição | Valor medido | Retido (5%) | Recebido | Retido acumulado |
|---|---|---|---|---|
| 1ª | R$ 60.000 | R$ 3.000 | R$ 57.000 | R$ 3.000 |
| 2ª | R$ 110.000 | R$ 5.500 | R$ 104.500 | R$ 8.500 |
| 3ª | R$ 130.000 | R$ 6.500 | R$ 123.500 | R$ 15.000 |
| 4ª | R$ 100.000 | R$ 5.000 | R$ 95.000 | R$ 20.000 |
São R$ 20.000 parados. Se a margem prevista da obra era de 8% (R$ 32.000), a caução é mais da metade do lucro. E se a devolução sai seis meses depois da entrega, esse dinheiro também fez falta no caixa durante a obra inteira.
Controle em quatro passos
- Leia a cláusula antes da primeira medição. Anote: percentual, base de cálculo (valor bruto da medição ou líquido), condição de devolução, prazo e se a caução pode ser substituída por outra garantia, como seguro-garantia ou fiança.
- Registre o retido em cada medição. Na hora que o cliente paga, anote o bruto, o retido e o líquido. Não lance só o que caiu no banco: o retido some assim.
- Trate o retido como conta a receber com data. Mesmo que a data seja estimada (a entrega prevista mais o prazo do contrato), ela precisa estar na sua previsão de caixa. O que não tem data não é cobrado.
- Peça a devolução por escrito. Na entrega, mande a solicitação com o extrato de cada medição e o total retido. Guarde o termo de recebimento da obra: é ele que normalmente destrava a devolução.
Onde a caução se perde
- Baixar a medição pelo líquido. A conta fica "quitada" e os 5% desaparecem do sistema.
- Confundir com imposto retido. INSS, ISS e IR retidos na nota têm outra natureza e outro caminho de recuperação. Misturar os dois bagunça o DRE e a cobrança. A regra do imposto você confirma com o contador.
- Esquecer as pendências da entrega. Se a vistoria final aponta defeitos e eles ficam abertos, o cliente tem motivo para segurar a caução. Feche a lista antes de pedir.
- Gastar a caução do subempreiteiro. O que você reteve dele não é capital de giro seu. Separe.
- Não acompanhar aditivo. Medição de aditivo também costuma ter retenção. Confira no termo.
Uma planilha simples resolve se o sistema não ajudar: uma linha por medição, com valor bruto, percentual, valor retido, data e acumulado. O total dessa coluna tem de ser conferido toda vez que o cliente pagar.
Antes de assinar: dá para negociar
Retenção é cláusula comercial. Antes de assinar, vale discutir o percentual, a devolução parcial em marcos da obra (por exemplo, metade na entrega e metade após o prazo de correções) e a troca por seguro-garantia, que libera o caixa. Em obra pública as regras vêm do edital e do contrato; leia com atenção e, se tiver dúvida, consulte quem cuida da parte jurídica.
No Prumo
A medição aprovada gera ou abate a conta a receber da obra, e a conta a receber pode ser lançada e parcelada à mão. Um jeito simples de não perder a caução é lançar o valor retido como uma conta a receber da obra, com vencimento na data prevista de devolução: ela fica com data no contas a receber, aparece na Agenda do mês em que vence e, se passar da data, na tela de Inadimplência. Os impostos retidos na fonte (IRRF, CSLL, INSS) têm campo próprio no recebimento e somam em Impostos a recuperar. Do lado do subempreiteiro, o contrato do terceirizado (planos Profissional e Premium) amarra o valor contratado e impede medir acima dele. Veja o guia de medições e aditivos e, sobre o rito da medição, medição de obra sem erro e medição de subempreiteiro.
Caução que não tem data no seu financeiro é caução que o cliente vai devolver quando lembrar.
Perguntas frequentes
O que é retenção contratual em obra?
É um percentual que o contratante desconta de cada medição e guarda como garantia de que o serviço será concluído e corrigido. O valor é devolvido nas condições que o contrato define, geralmente após o recebimento da obra.
Qual o percentual comum de retenção?
Varia por contrato. O que vale é o que está escrito: percentual, sobre qual base incide, quando e como é devolvido e se pode ser trocado por outra garantia.
Retenção contratual é a mesma coisa que retenção de imposto?
Não. A retenção contratual (caução) é garantia de execução e volta para você. A retenção de imposto (INSS, ISS, IR e outros) é antecipação de tributo; o tratamento dela deve ser confirmado com o contador.
Quando posso pedir a devolução da caução?
Quando cumpridas as condições do contrato, normalmente a entrega e o recebimento da obra. Peça por escrito, com o extrato de quanto foi retido em cada medição.
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