Contas a pagar e receber conciliadas com a obra

Conciliar contas com a obra é fazer cada real que entra ou sai ter dono: toda conta a pagar e a receber nasce ligada a uma obra, e cada pagamento bate com uma linha do extrato do banco.

O erro que trava o controle financeiro da construtora é simples: a conta a pagar entra no "financeiro geral" sem saber a qual obra pertence. No fim, você tem o saldo da empresa, mas não sabe quanto cada obra deu.

Todo lançamento com dono

A regra é uma só: toda conta, a pagar e a receber, nasce vinculada a uma obra, e de preferência com a categoria certa (material, mão de obra, equipamento). A nota do cimento vai para a obra A; a medição recebida entra na obra A. Assim o resultado por obra sai sozinho, sem você montar planilha de rateio no fim do mês.

"Nasce" é a palavra importante. Completar a obra depois, olhando a descrição, é onde mora o erro: ninguém lembra, três semanas depois, se aquele PIX de R$ 3.200 foi areia da obra A ou da B.

O passo a passo

1. Cadastre a obra antes do primeiro gasto. Sem a obra criada, o lançamento vai para o geral.
2. Lance a conta no dia em que o compromisso nasce: no pedido ao fornecedor, no contrato com o empreiteiro, na nota recebida. Não no dia de pagar.
3. Parcelou? Lance como parcelado, com os vencimentos certos. Assim o fluxo de caixa mostra o que vem.
4. Do lado da receita, lance as parcelas do contrato e as medições do cliente na obra.
5. Baixe com data e banco reais, incluindo juros e multa quando houver.
6. Importe o extrato e concilie, uma vez por semana. O que sobrar sem par é lançamento esquecido ou cobrança indevida.

Exemplo: a obra que parecia dar lucro

Valores ilustrativos. Uma obra com contrato de R$ 480 mil já recebeu R$ 210 mil. No sistema, as despesas lançadas nela somam R$ 168 mil. Lucro realizado de R$ 42 mil, 20% sobre o recebido. Ótimo.

Na conciliação do mês, aparecem no extrato R$ 26 mil em pagamentos sem conta lançada: um empreiteiro pago por PIX, duas notas de concreto e um aluguel de andaime. Todos dessa obra. Lançados, as despesas vão para R$ 194 mil, o lucro cai para R$ 16 mil e a margem sobre o recebido para menos de 8%.

A obra não piorou naquele dia. Ela já estava assim. A conciliação só mostrou. Sem ela, você descobriria na entrega.

Parcelas e baixa sem retrabalho

Contas parceladas, vencimentos, juros e multa na baixa: quando isso vive no sistema junto da obra, o fluxo de caixa de cada obra mostra o que vence e o que já saiu. E a conciliação bancária deixa de ser uma tarde inteira e vira conferência de minutos, porque a maior parte das linhas do extrato já tem par.

Erros comuns

• Despesa da empresa jogada na obra, ou o contrário. Aluguel do escritório não é custo da obra A; é BDI.
• Pagar sem lançar. O PIX resolvido no celular e "lançado depois" é o que some.
• Receita sem obra. Sem ela, a margem por obra não fecha.
• Conciliar só o saldo. Saldo que bate não prova que cada lançamento está na obra certa.
• Uma transferência que pagou várias notas conciliada com uma só. As outras ficam em aberto e viram dívida fantasma.

Como fazer no Prumo

Em todos os planos, a conta a pagar leva fornecedor, categoria, obra, vencimento e valor, e pode ser parcelada. Uma conta que já teve pagamento parcial também pode ser parcelada depois: o que foi pago vira a parcela 1, quitada, e só o saldo é dividido. A conta a receber leva cliente e obra. Na baixa você informa data, banco, juros e multa. Medição aprovada gera as contas a receber, e nos planos Profissional e Premium o pedido de compra confirmado já cria a conta a pagar.

O extrato entra em OFX, CSV, XLSX ou PDF com texto. Importar não mexe no saldo: as linhas vão para a fila de conciliação, com sugestões de contas parecidas. Quando um PIX pagou várias despesas, Pagou várias despesas deixa marcar todas e só libera quando a soma bate. Na obra, a aba Financeiro mostra receitas, despesas, saldo e o previsto × realizado por etapa, e o relatório de rentabilidade por obra traz o lucro realizado e as margens. Detalhes no guia do financeiro; para a parte de caixa, veja fluxo de caixa de obra.

Financeiro que não sabe de qual obra é cada real não é financeiro, é caixa. E caixa não mostra lucro.

Perguntas frequentes

O que é conciliar contas com a obra?

É garantir que toda conta a pagar e a receber tenha a obra preenchida e que cada pagamento ou recebimento bata com uma linha do extrato bancário. Assim o resultado de cada obra sai do próprio lançamento.

E as despesas que são de várias obras?

Despesa de mais de uma obra precisa ser dividida pela regra que você definir, como valor do contrato ou consumo. Despesa da estrutura da empresa fica fora da obra e é coberta pelo BDI.

Com que frequência conciliar o extrato?

Semanalmente é o ideal. Conciliar uma vez por mês transforma uma tarefa de minutos numa tarde inteira e deixa erros escondidos por semanas.

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