Cartão de crédito na obra: conciliar sem duplicar lançamento
Conciliar o cartão de crédito é casar cada linha da fatura com a despesa já lançada, sem criar um custo novo. Cartão na obra é prático, e é onde o financeiro mais duplica lançamento. A confusão nasce de contar duas vezes: a compra no dia e depois a fatura do cartão.
O cartão resolve a vida do mestre e do comprador: ferragem de balcão, combustível, almoço da equipe, peça que quebrou no sábado. Mas chega o fim do mês e a fatura de R$ 18 mil aparece sem que ninguém saiba de qual obra é metade daquilo.
Compra × fatura
A regra: a compra é o custo, vinculado à obra e à etapa; a fatura é só a forma de pagamento daquele conjunto de compras. Você lança as compras como despesa da obra e, quando a fatura fecha, faz a conciliação, casando as compras com a fatura, sem criar um lançamento novo de custo.
Quando a fatura é paga, as despesas ligadas a ela são quitadas juntas. No caixa, tudo sai no vencimento da fatura, que é quando o dinheiro de fato deixa o banco.
O roteiro do mês
- Lance a compra no dia, ou peça para quem comprou mandar a foto do cupom. Fornecedor, valor, obra, categoria e o cartão usado.
- Quando a fatura fechar, importe ou abra a fatura no sistema.
- Case cada linha com a despesa lançada. Valor e data próxima resolvem a maioria.
- Trate as sobras. Linha na fatura sem despesa: lance o que faltou. Despesa sem linha na fatura: provavelmente caiu na fatura seguinte.
- Atenção às parcelas. Compra em 6x aparece em seis faturas. É uma despesa parcelada, não seis compras.
- Pague a fatura escolhendo o banco de onde o dinheiro saiu.
Exemplo: a fatura de R$ 8.000
Números de exemplo. A fatura do mês fechou em R$ 8.000, com 23 compras. Ao conciliar:
| Situação | Linhas | Valor |
|---|---|---|
| Casaram com despesas já lançadas | 18 | R$ 6.420 |
| Sem despesa (combustível e almoço) | 4 | R$ 1.130 |
| Parcela 3/6 de uma furadeira | 1 | R$ 450 |
| Total | 23 | R$ 8.000 |
As quatro compras sem lançamento viram despesas, com obra e categoria. A parcela é ligada à despesa parcelada que já existia. Ninguém lança "fatura cartão R$ 8.000" como custo, porque esse custo já está nas 23 compras.
Regras para quem usa o cartão
- Cada cartão tem um responsável. Cartão emprestado de mão em mão é compra sem dono.
- Comprovante no mesmo dia. Foto do cupom e a obra escrita na legenda. Depois de uma semana, ninguém lembra para que foi aquele débito de R$ 247.
- Limite por pessoa e por tipo de gasto. Combustível e ferragem de balcão sim; compra grande de material vai pelo fluxo de compras, com cotação.
- Uma data fixa para conciliar, logo depois do fechamento, antes do vencimento. Dá tempo de contestar cobrança errada.
Natureza certa
Cada gasto no cartão tem uma natureza (material, combustível, alimentação) e uma obra. Classificar na hora evita a "fatura genérica de R$ 8.000" que ninguém sabe de onde veio. Cartão bem conciliado é rastreável até o item; mal conciliado, é um buraco no controle de custo.
Erros comuns
- Lançar a fatura como despesa além das compras. O custo dobra.
- Lançar só a fatura, sem as compras. O custo existe, mas não tem obra.
- Misturar gasto pessoal do sócio com custo de obra. Separe como retirada ou pró-labore.
- Contar o rotativo como gasto do mês. Juros de fatura atrasada são despesa financeira, não material.
O mesmo raciocínio vale para o extrato do banco, assunto do post sobre contas conciliadas.
Como fazer no Prumo
No Financeiro, presente em todos os planos, o cartão é cadastrado como conta de natureza Cartão de crédito, com limite, dia de fechamento e dia de vencimento. Em Financeiro > Cartões:
- Importar traz a fatura do mês. Se o mês já tem pagamento lançado, use "Adicionar ao mês já lançado": entram só as linhas novas, e o que já estava fica intacto.
- O botão de conciliar de cada item mostra Sugestões de despesas parecidas e Buscar despesa para uma lançada em outro mês. Um item pode ser dividido entre contas pelo rateio.
- Várias compras pessoais podem ser ligadas a uma despesa só, como o pró-labore.
- Pagar Fatura, escolhendo o banco, quita as despesas ligadas.
Itens sem classificação aparecem numa faixa do painel operacional, com o link Classificar, e o fluxo de caixa e a DRE contam a compra no vencimento da fatura. Veja os planos e o guia Financeiro.
Lançar a compra e a fatura é contar o mesmo gasto duas vezes. Concilie, não duplique.
Perguntas frequentes
Como lançar compra no cartão de crédito da empresa?
Lance cada compra como despesa, com fornecedor, categoria e obra, ligada ao cartão. A fatura não é uma despesa nova: ela é só a forma de pagar aquele conjunto de compras.
Por que o custo da obra dobra com o cartão?
Porque a compra foi lançada no dia e, depois, a fatura inteira foi lançada de novo como despesa. É o mesmo gasto contado duas vezes.
Em que mês a compra no cartão entra no caixa?
No fluxo de caixa, no vencimento da fatura, que é quando o dinheiro sai do banco. Como custo da obra, ela pertence à obra desde a compra.
O que fazer com compra no cartão que não tem nota?
Lance assim mesmo, com a obra e a categoria, e anexe o comprovante. O que não pode é ficar só na fatura, sem dono.
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