Requisição, cotação e pedido: o fluxo de compras que não trava a obra

O fluxo de compras da obra é o caminho que vai da necessidade de material até ele chegar ao canteiro: requisição, cotação, pedido e recebimento, com cada passo registrado e amarrado à obra. Compra atrasada para a obra; compra errada empata dinheiro. O que separa os dois é esse fluxo estar claro para todo mundo.

Na maioria das construtoras pequenas, a compra acontece por telefone. O mestre liga, o comprador corre, o fornecedor entrega, a nota aparece semanas depois. Funciona enquanto a empresa tem uma obra. Com três ou quatro, a pergunta "isso já foi pedido?" passa a não ter resposta.

Da requisição ao recebimento, passo a passo

1. Requisição. Alguém da obra ou do escritório registra o que precisa, para qual obra, em que quantidade e até quando. O ideal é que ela saia do orçamento da etapa, sem redigitar a lista de materiais.
2. Cotação. O comprador pede preço a um ou mais fornecedores e compara lado a lado, item por item, olhando também prazo de entrega, condição de pagamento e o último preço pago.
3. Escolha e aprovação. Alguém com autoridade escolhe a proposta vencedora e registra o porquê. Nem sempre é a mais barata: prazo e frete pesam.
4. Pedido. O compromisso formal com o fornecedor: itens, preços, prazo, forma de pagamento. Quando o fornecedor confirma, a dívida existe e precisa estar no financeiro.
5. Recebimento. Quem está na obra confere o que chegou, item por item. Entrega parcial fica registrada como parcial, e o saldo é cobrado.
6. Nota fiscal. A nota é ligada ao pedido. Assim ela não vira uma segunda despesa nem uma segunda entrada no estoque.

Aprovação no meio, sem virar gargalo

Entre a requisição e o pedido, uma aprovação evita a compra por impulso e o furo de caixa. É burocracia? Não. É o que impede a obra de parar por falta e a empresa de gastar à toa.

O truque é não criar uma fila a mais. A aprovação mais leve é a própria escolha da cotação: quem escolhe já está aprovando, e o motivo fica escrito. Para compras grandes, um teto de valor acima do qual só o gerente ou o dono confirma o pedido resolve o resto. Compra pequena e urgente não deveria esperar assinatura de ninguém.

Exemplo: a compra do aço da laje

Números de exemplo. A obra precisa de 1.200 kg de vergalhão e 40 kg de arame para daqui a 10 dias.

Fornecedor	Total	Prazo	Pagamento
A	R$ 9.480	3 dias	28 dias
B	R$ 9.120	12 dias	à vista
C	R$ 9.350	5 dias	30/60 dias

O B é o mais barato, mas entrega depois da data da concretagem. Escolher o C custa R$ 230 a mais e mantém a equipe trabalhando, com prazo de pagamento melhor. Esse raciocínio precisa ficar registrado na escolha: daqui a seis meses, ninguém lembra por que não foi o mais barato.

Os erros que mais travam a obra

• Requisição sem data de necessidade. Sem data, tudo é urgente, e o comprador não consegue cotar.
• Compra sem obra. O material chega, mas o custo não aparece em lugar nenhum. A obra parece mais barata do que é.
• Pedido que não vira conta a pagar. O boleto chega e o financeiro descobre na hora uma dívida que não estava no fluxo de caixa.
• Recebimento sem conferência. Faltou material na entrega e foi pago cheio.
• Nota lançada de novo. O pedido já gerou a despesa, a nota entra como outra, e o custo dobra.

Boa parte disso some quando o preço e o fornecedor ficam guardados. O histórico mostra se o fornecedor subiu o valor e ajuda a decidir onde negociar, assunto do post sobre curva ABC de insumos.

Como fazer no Prumo

O módulo Compras está nos planos Profissional e Premium (veja os planos). O caminho é Compras > Processos:

• Requisições: título, obra, prioridade e data de necessidade. Os itens podem vir da biblioteca de insumos, que já traz o último preço pago. Na aba Orçamento da obra, você marca serviços e gera a requisição a partir deles.
• Cotações: cada fornecedor vira uma cotação, e o comparativo marca o melhor preço de cada item. Dá para importar o orçamento do fornecedor em PDF e conferir os preços antes de salvar.
• Escolher esta cotação: é a aprovação. A requisição passa a aprovada, o motivo fica registrado e o pedido nasce em rascunho no mesmo clique. Também dá para comprar cada item de um fornecedor diferente.
• Pedidos: enviar, confirmar e receber. A conta a pagar nasce quando o pedido é confirmado. Se a empresa configurou um teto, pedidos acima dele só são confirmados por Administrador ou Gerente.
• Receber registra o que chegou; itens ligados a insumo entram no estoque. Importar NF-e / cupom liga a nota ao pedido, sem despesa nova.

O passo a passo com imagens está no guia Compras: da requisição ao pedido.

Obra não para só por falta de material. Para por falta de processo de compra.

Perguntas frequentes

Qual é o fluxo de compras de uma obra?

Requisição (o que a obra precisa e até quando), cotação (preço de um ou mais fornecedores), pedido (o compromisso com o fornecedor escolhido), recebimento (o que de fato chegou) e nota fiscal ligada ao pedido.

Quem deve aprovar uma compra de obra?

Quem tem autoridade sobre o orçamento da obra: o gerente, o dono ou o responsável de compras. O mais simples é a aprovação acontecer na escolha da cotação, com o motivo registrado, e ter um teto acima do qual só a gerência confirma.

Quantas cotações pedir para cada compra?

Para os itens que pesam no custo, ao menos três. Para material miúdo e repetido, o histórico de preço pago costuma bastar e economiza tempo do comprador.

Como evitar comprar o mesmo material duas vezes?

Amarrando cada item a uma requisição e a uma obra, e conferindo o estoque antes de pedir. Um sistema que recusa item que já está em pedido ativo fecha a porta para a compra em dobro.

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