Controle de estoque na obra: parar de comprar o que já tem

Controle de estoque na obra é saber, a qualquer momento, quanto de cada material existe em cada lugar: no depósito e em cada canteiro. No canteiro sem controle, some material, e o que some mais é o que já foi comprado. Compra-se de novo porque ninguém sabe que tinha; sobra material no fim da obra porque ninguém contou. Os dois são prejuízo.

Ninguém precisa de um almoxarifado de indústria. Precisa de três registros feitos sempre: o que entrou, o que saiu e quanto sobrou.

Entrada, saída, saldo

• Entrada: o que chega, ligado à nota ou ao pedido de compra, com quantidade e preço.
• Saída: o que vai para a frente de serviço, para outra obra ou volta ao depósito.
• Saldo por insumo e por local: é a resposta para "tem ou não tem?".

Com isso, a requisição de compra só sai para o que realmente falta, e não para o que está encostado no galpão ou no canteiro da obra vizinha.

Passo a passo para começar

1. Defina os locais. O depósito central, se houver, e cada obra.
2. Escolha o que controlar. Comece pelos itens que mais pesam e mais sobram: aço, cimento, argamassa, revestimento, elétrico e hidráulico. A curva ABC ajuda a escolher.
3. Faça a contagem inicial. Sem saldo de partida certo, todo o resto fica torto.
4. Toda entrada passa pelo recebimento. Material que chega sem registro é o começo da bagunça.
5. Toda saída tem destino. Para qual obra, ou de volta para qual depósito.
6. Conte de novo periodicamente. Por etapa ou por mês. A diferença vira ajuste, com motivo.
7. Defina um estoque mínimo para os itens que não podem faltar.

Exemplo: a sobra que paga outra compra

Números de exemplo. A obra A terminou a alvenaria com sobra de 1.800 blocos, 25 sacos de argamassa e 120 m de eletroduto, cerca de R$ 5.900 pelo preço médio. A obra B, que começa a alvenaria no mês seguinte, ia pedir os mesmos materiais.

Com o saldo à vista, a sobra é transferida para a obra B. A compra nova cai em R$ 5.900, o custo sai da obra A, que não usou o material, e entra na obra B, que vai usar. Sem controle, a obra A fica com custo inflado, a B compra tudo de novo e a sobra apodrece no canteiro.

Quem faz o quê

Estoque de obra falha mais por falta de dono do que por falta de sistema. Defina quem registra o recebimento no canteiro (em geral o mestre ou o almoxarife), quem autoriza transferência entre obras e quem faz a contagem. Quem conta não deve ser a mesma pessoa que dá saída, quando der para separar. E combine a regra simples: material que chega sem nota ou sem pedido fica separado até alguém do escritório confirmar. Em obra pequena, tudo isso cabe numa pessoa; o que não pode é ninguém.

Integrado às compras e ao custo

O estoque não vive sozinho: a entrada vem do recebimento da compra, e o custo precisa cair na obra que vai usar o material. Quando os três estão ligados, o alerta de item em falta aparece antes de a obra parar, e o material parado aparece antes de virar perda. É o oposto de descobrir no inventário final.

Erros comuns

• Tirar material de uma obra para outra sem registrar. A primeira vai comprar de novo achando que tem.
• Custo lançado duas vezes: uma na compra e outra quando o material é usado.
• Ajuste sem motivo. Saldo corrigido à mão, todo mês, esconde perda e furto.
• Controlar tudo. Prego e lixa no controle viram desculpa para abandonar o controle.

Como fazer no Prumo

O módulo Estoque está no plano Premium (veja os planos). Ele guarda o saldo de cada insumo por local: o Depósito Central, outros depósitos e o estoque de cada obra, criado na primeira entrada.

• Entrada pelo recebimento do pedido, pela NF-e ou cupom importado, ou por compra direta no próprio Estoque. Material que entra para uma obra já lança o custo nela.
• Saída do depósito para uma obra lança o custo pelo preço médio. A baixa do que foi usado, na aba Estoque da obra, é só física: o custo já entrou na chegada, então não duplica.
• Transferências entre obras e devolução ao depósito: o custo sai de uma obra e vai para a outra.
• Inventário conta um local por vez e transforma cada diferença em ajuste.
• Estoque mínimo no cadastro do insumo, com Alertas e o botão Criar requisição para repor.

O passo a passo está no guia Estoque: inventário, alertas e histórico.

Todo material comprado duas vezes é lucro pago em dobro. Controle de estoque é o que evita isso.

Perguntas frequentes

Como controlar o estoque de uma obra?

Registrando três coisas: a entrada (o que chegou, ligado à nota ou ao pedido), a saída (o que foi usado ou transferido) e o saldo por material em cada local. Com isso, a compra só sai para o que realmente falta.

Precisa contar o estoque da obra?

Sim. Uma contagem periódica, mensal ou por etapa, mostra a diferença entre o sistema e o canteiro. A diferença vira ajuste e aponta onde há perda ou lançamento esquecido.

O que fazer com a sobra de material no fim da obra?

Devolver ao depósito ou transferir para outra obra, registrando a movimentação. Assim a obra que cedeu deixa de pagar pelo material e a que recebeu passa a pagar.

Todo material precisa ir para o estoque?

Não. Material de uso imediato e baixo valor pode ir direto para o custo da obra. Controle no estoque o que tem valor, sobra com frequência ou circula entre obras.

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